6.2.2 หลักการออกแบบระบบเอ็กซ์ทราเน็ตและระบบอินทราเน็ต
การออกแบบระบบเอ็กซ์ทราเน็ตและอินทราเน็ต มีข้อได้เปรียบกว่าการออกแบบระบบอินเตอร์เน็ต เพราะสามารถกำหนดงาน (ทุกขั้นตอนในกระบวนการทำธุรกิจด้วยระบบออนไลน์) และขอบเขตของกลุ่มผู้ใช้ที่แน่นอนได้ นอกจากนี้ด้วยเหตุผลทางการค้าและความจำเป็นในการปฏิบัติงานแต่ละวันจึงทำให้ผู้ใช้ยากที่จะปฏิเสธการใช้งาน หรือต้องยอมเสียเวลาเรียนรู้วิธีการใช้งานเครื่องมือบนหน้าเว็บโดยปริยาย ซึ่งจะต่างจากระบบอินเตอร์เน็ตที่ผู้ใช้มีโอกาสเลือกใช้งานเว็บไซต์ที่ตนพอใจได้ อย่างไรก็ตามการเรียนรู้หลักการออกแบบหน้าเว็บสำหรับระบบอินทราเน็ตและระบบเอ็กซ์ทราเน็ต ก็ยังเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นเสมอ เนื่องจากเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขาย ตรวจสอบสินค้าระหว่างกลุ่มหรือสาขา ดังนั้นทุกวินาทีที่มีการใช้งานระบบจึงมีผลโดยตรงกับผลประโยชน์หรือผลิตผล (Productivity) ของบริษัท โดยการออกแบบระบบอินทราเน็ต (ในระบบเอ็กซ์ทราเน็ต) มุ่งเน้นคุณสมบัติที่สำคัญ 3 ประการ คือ
การออกแบบระบบเอ็กซ์ทราเน็ตและอินทราเน็ต มีข้อได้เปรียบกว่าการออกแบบระบบอินเตอร์เน็ต เพราะสามารถกำหนดงาน (ทุกขั้นตอนในกระบวนการทำธุรกิจด้วยระบบออนไลน์) และขอบเขตของกลุ่มผู้ใช้ที่แน่นอนได้ นอกจากนี้ด้วยเหตุผลทางการค้าและความจำเป็นในการปฏิบัติงานแต่ละวันจึงทำให้ผู้ใช้ยากที่จะปฏิเสธการใช้งาน หรือต้องยอมเสียเวลาเรียนรู้วิธีการใช้งานเครื่องมือบนหน้าเว็บโดยปริยาย ซึ่งจะต่างจากระบบอินเตอร์เน็ตที่ผู้ใช้มีโอกาสเลือกใช้งานเว็บไซต์ที่ตนพอใจได้ อย่างไรก็ตามการเรียนรู้หลักการออกแบบหน้าเว็บสำหรับระบบอินทราเน็ตและระบบเอ็กซ์ทราเน็ต ก็ยังเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นเสมอ เนื่องจากเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขาย ตรวจสอบสินค้าระหว่างกลุ่มหรือสาขา ดังนั้นทุกวินาทีที่มีการใช้งานระบบจึงมีผลโดยตรงกับผลประโยชน์หรือผลิตผล (Productivity) ของบริษัท โดยการออกแบบระบบอินทราเน็ต (ในระบบเอ็กซ์ทราเน็ต) มุ่งเน้นคุณสมบัติที่สำคัญ 3 ประการ คือ
ประสิทธิภาพในการทำงาน (Efficiency) เครื่องมือทุกอย่างบนหน้าเว็บต้องสามารถใช้งานได้จริง ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็ว และตรงตามที่ต้องการ
ความสามารถในการจดจำของผู้ใช้ (Memorability) ผู้ใช้สามารถจดจำตำแหน่งของเครื่องมือภายในระบบได้เป็นอย่างดี และเรียนรู้การใช้งานของเครื่องมือได้รวดเร็ว เมื่อกลับมาใช้งานอีกครั้งก็สามารถปฏิบัติงานได้อย่างคล่องแคล่ว
ลดจำนวนข้อผิดพลาดในการใช้งาน (Error Reduction) เนื่องจากมีกลุ่มผู้ใช้งานหลายระดับ และมีผู้ใช้ใหม่เกิดขึ้นเสมอ (คู่ค้าที่ร่วมทำธุรกิจและผู้สนใจ) จึงต้องสร้างเครื่องมือแนะนำการใช้งานเพื่อป้องกันความผิดพลาด รวมทั้งคอยตรวจสอบระบบให้ทำงานถูกต้องด้วย เพราะระบบต้องมีการโอนถ่ายข้อมูลตลอดเวลา
หมายเหตุ ในที่นี้จะกล่าวถึงการออกแบบหน้าเว็บภายในของระบบเอ็กซ์ทราเน็ต เมื่อผู้ใช้ป้อนชื่อและรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบแล้ว ซึ่งก็คือ การออกแบบหน้าเว็บของระบบอินทราเน็ตนั่นเอง
หลักการออกแบบหน้าเว็บสำหรับระบบอินทราเน็ตมีดังนี้
ใส่ข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานขององค์กรเท่านั้น หน้าเว็บภายในที่ผ่านการเข้ารหัสจากผู้ใช้แล้ว ควรแสดงเฉพาะรายการเชื่อมโยงที่สัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกับหัวข้อการทำงาน ไม่ควรใส่ภาพโฆษณาสินค้า แบนเนอร์ที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือนำรูปแบบการจัดวางหน้าเว็บที่ใช้ภายนอกองค์กรมาใช้กับการออกแบบหน้าเว็บภายในองค์กร เนื่องจากจะทำให้หน้าเว็บดูวุ่นวาย รบกวนสายตาของผู้ใช้ และยังทำให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลที่ต้อาวประชาสัมพันธ์บนหน้า Home Page ของระบบอินทราเน็ตที่ผ่านการเข้ารหัสแล้ว
จัดกลุ่มข้อมูลให้เป็นระเบียบ ข้อมูลที่อยู่บนหน้าอินทราเน็ต อาจมาจากแผนกหรือหน่วยงานต่างสถานที่กัน ดังนั้นจึงต้องอาศัยการจัดกลุ่มข้อมูลที่เป็นระเบียบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ถูกต้องไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูล โดยอาจแยกข้อมูลออกตามประเภทหรือที่มาของข้อมูลนั้น ดังรูปที่ 6.4 ยกตัวอย่างเช่น สร้างลิงค์ที่ข้อความ “แผนการตลาด” เพื่อเก็บข้อมูลงานขาย งานพัฒนาผลิตภัณฑ์ เป็นต้น
สร้างหน้าเพจเพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ สำหรับพนักงานหรือผู้ใช้รายใหม่ที่เพิ่งเข้าระบบเป็นครั้งแรกอาจยังไม่คุ้นเคยกับการใช้ระบบ จึงควรสร้างเครื่องมือเพื่อช่วยเหลือ เช่น การสร้างลิงค์ “Help” หรือปุ่ม “ช่วยเหลือ” นอกจากการช่วยเหลือด้านระบบแล้ว นักออกแบบควรสร้างเครื่องมือช่วยเหลือผู้ใช้ในส่วนข้อมูลด้วย เช่น Dictionary คำศัพท์เพื่ออธิบายคำศัพท์เฉพาะหรือตัวย่อที่ใช้ภายในองค์กร เป็นต้น
หน้าเพจส่วนบุคคล สร้างหน้าเพจส่วนบุคคล (สำหรับพนักงานของบริษัท) เพื่อใช้เก็บข้อมูลของพนักงานแต่ละคน เช่น ชื่อ ตำแหน่ง รูปภาพ ประสบการณ์การทำงาน หรืองานที่รับผิดชอบ เป็นต้น นอกจากนี้ควรสร้างการเชื่อมโยงจากหน้าเพจส่วนบุคคลไปยังหน้าเว็บของแผนกหรือโครงการที่พนักงานรับผิดชอบอยู่ด้วย เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับพนักงาน ในทำนองเดียวกันที่หน้าเว็บของโครงการหรือแผนก ก็ควรสร้างการเชื่อมโยงมายังหน้าเพจส่วนบุคคลด้วย เพื่อให้ผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบข้อมูลพนักงานที่รับผิดชอบโครงการนี้เมื่อต้องการได้
หมายเหตุ รายการข้อมูลของพนักงานที่จัดเก็บควรเป็นข้อมูลที่สามารถเปิดเผยได้ (Public Information) ซึ่งข้อมูลนี้จะมีส่วนช่วยเหลือผู้ใช้ให้ทำงานได้ง่ายขึ้น เช่น รูปถ่าย ช่วยผู้ใช้ในกรณีที่ต้องการติดต่องานด้วย แต่ไม่สามารถจดจำชื่อของพนักงานนั้นได้ หรือการฝากข้อความ การว่ง E-mail เพื่อนัดหมายการประชุม เป็นต้น
ตัวอย่างหน้าเว็บ Profile ซึ่งเป็นหน้าเว็บส่วนบุคคลเพื่อเก็บประวัติโดยย่อตัวอย่างหน้าเว็บ To do List เก็บบันทึกงานประจำที่ทำอยู่ในปัจจุบัน
หน้าเว็บของโครงการหรือแผนก กำหนดให้แสดงข้อมูลที่เป็นรายงานหรือแผนงานของโครงการนั้น และข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่เป็นความลับ สำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ ควรใช้การเชื่อมโยงไปยังหน้าเพจใหม่ ซึ่งต้องป้อนรหัสที่ได้รับอนุมัติจากผู้ดูแลเครือข่ายก่อน (ตามระดับสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานแต่ละคน) โดยที่รายการข้อความเชื่อมโยงอาจแสดงเป็นกล่องข้อความเพื่อแจ้งเตือนผู้ใช้หรือแสดงหน้าต่างแจ้งเตือนผู้ใช้ถึงมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
Intranet Portal Home Page เป็นหน้าเพจหลักของไซต์ (ก็คือหน้า Home Page ของไซต์ปกติ) ที่ทำหน้าที่เก็บรายการเชื่อมโยงของระบบเอาไว้ภายในไซต์เดียวกัน รวมทั้งรายการล็อคอินเพื่อเข้าสู่หน้าอินทราเน็ตในองค์กรด้วย ซึ่งการออกแบบหน้า Home Page มีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการดังนี้
- การจัดการโครงสร้างการจัดเก็บข้อมูล (Directories) เป็นการออกแบบการเชื่อมโยงข้อมูลแบบลำดับขั้น (Hierarchy) โดยเปรียบเทียบได้กับการเข้าถึงข้อมูลในรูปแบบโฟลเดอร์ จากโฟลเดอร์หลักผู้ใช้สามารถคลิกเข้าไปในโฟลเดอร์ย่อยจนกว่าจะพบไฟล์ข้อมูลที่ต้องการ การเก็บข้อมูลในไซต์ก็เช่นเดียวกันผู้ออกแบบต้องจัดการเก็บข้อมูลให้เป็นระบบ โดยแยกข้อมูลออกเป็นหมวดหมู่เพื่อสะดวกในการจัดเก็บ จากนั้นกำหนดชื่อรายการเชื่อมโยงและชื่อไซต์ที่เก็บข้อมูลให้สอดคล้องกัน เพื่อป้องกันความสับสนในขั้นตอนการสร้างและการปรับปรุง ข้อมูลในเว็บเพจ
- ส่วนค้นหาข้อมูล (Search) เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ในการค้นหาข้อมูลจากหน้าไซต์ โดยจะต้องกำหนด Index ให้ครอบคลุมกับข้อมูลในทุกหน้าเว็บ รวมทั้งข้อมูลที่มีการปรับปรุงอยู่เสมอด้วย และควรมีเครื่องมือช่วยค้นหาแบบละเอียด (Advanceed Search) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานบนเว็บมากขึ้น
- ข่าวสารประชาสัมพันธ์ (News) เป็นส่วนที่นำมาแทนที่การส่งข้อมูลในรูปแบบอีเมล์ (E-Mail) ขององค์กรข้อดีของการประกาศข่าวในหน้า Intranet Home Page คือพนักงานสามารถทราบข้อมูลได้ทั่วถึง ลดเวลาในการรับ-ส่งข้อมูล และยังสามารถจัดการไฟล์ (เลือกอ่านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตนเอง หรือค้นหาข้อมูลที่ทำการประกาศย้อนหลังได้) ในขณะที่การส่งอีเมล์ในรูปแบบเดิม พนักงานจะต้องเสียเวลาปฏิบัติงานเพื่อคอยตรวจสอบอีเมล์เนื่องจากโปรแกรมจัดการอีเมล์ที่มีประสิทธิภาพต่ำจะไม่สามารถแยกส่งอีเมล์ให้ผู้ใช้แต่ละคนโดยเฉพาะได้ ดังนั้นอีเมล์ 1 ฉบับก็จะถูกส่งไปยังพนักงานทุกคนในบริษัท จนกลายเป็น “อีเมล์ขยะ” นอกจากนี้การส่งอีเมล์ยังมีข้อจำกัดในการจัดการไฟล์เพื่อค้นหาข้อมูลด้วย
หมายเหตุ ปัจจุบันได้มีการพัฒนาโปรแกรมส่งอีเมล์ภานในองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง สามารถจัดการรับส่งข้อมูลเฉพาะบุคคลได้ และยังมีคุณสมบัติการทำงานด้านอื่นให้เลือกใช้ ดังนั้นองค์กรจึงสามารถใช้วิธีรับส่งข้อมูลทางอีเมล์และการประกาศข่าวประชาสัมพันธ์ผ่านทางหน้าเว็บมาทำงานร่วมกันได้
