การเชื่อมโยงระบบอินทราเน็ตภายในองค์กรนั้น จะแปรผันโดยตรงกับขนาดขององค์กร ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่และมีปริมาณมากเท่าใด จำนวนหน้าเพจย่อยและการเชื่อมโยงข้อมูลในไซต์ก็ยิ่งมีมากขึ้น ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการจัดการโครงสร้างข้อมูล (Infrastructure) ที่ดี ทั้งด้านการจัดเก็บข้อมูลและการบำรุงรักษาข้อมูล ซึ่งการบำรุงรักษาข้อมูลในระบบอินทราเน็ตจะให้ความสำคัญกับปัจจัย 2 ประการ
ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล หากผู้ดูแลระบบปล่อยให้ข้อมูลบนหน้าเว็บล้าหลัง ไม่ทันสมัย ตามที่ควรจะเป็น เช่น นำเสนอข้อมูลของโครงการก่อนหน้าทั้งที่เสร็จสิ้นไปนานแล้ว ส่วนโครงสร้างปัจจุบันก็ไม่สามารถเรียกชมข้อมูลได้ ลักษณะนี้จะทำให้ลูกค้า หุ้นส่วน หรือผู้เกี่ยวข้องไม่เชื่อถือ ยกเลิกการใช้งานระบบและหันไปใช้วิธีอื่นแทน เช่น การโทรศัพท์สอบถามข้อมูล ซึ่งเป็นรูปแบบเดิมในการค้นหาข้อมูลที่ต้องกเสียเวลาและยังได้ข้อมูลไม่ครบถ้วนด้วย (กรณีไม่พบเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโครงการโดยตรง) ปัญหาความไม่เป็นปัจจุบันของข้อมูลไม่ได้ส่งผลกระทบเพียงแค่ระบบการทำงานหรือโครงสร้างของเครือข่ายเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อภาพพจน์ ชื่อเสียงขององค์กรด้วย เนื่องจากผู้ใช้ที่ไม่พอใจระบบอาจบอกต่อไปยังผู้ใช้งานคนอื่น ทำให้ขาดความเชื่อมั่นที่จะเข้ามาร่วมลงทุนหรือทำธุรกิจด้วย ดังนั้นในองค์กรที่ยิ่งมีระบบงานจำนวนมาก็จำเป็นต้องมีการพัฒนาข้อมูลให้มีความเป็นปัจจุบันมากด้วยนั่นเอง
ความเร็วในการสืบค้นข้อมูล เป็นการสร้างส่วนค้นหาข้อมูลหรือ Search Engine เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้งาน ให้สามารถสืบค้นข้อมูลได้เร็วขึ้น เนื่องจากมีผู้ใช้งานหลายคนที่ไม่ทราบว่าควรเริ่มต้นค้นหาข้อมูลจากส่วนใด เช่น หากต้องการค้นหาผู้ที่รับผิดชอบงานด้านวางระบบ แต่ไม่ทราบว่าพนักงานคนดังกล่าวอยู่แผนกใด หรือเป็นการวางระบบของโครงสร้างใด ลักษณะนี้หากมีการสร้างส่วนค้นหาข้อมูล ผู้ใช้อาจพิมพ์ชื่อของพนักงานให้โปรแกรมช่วยค้นหาได้เร็วขึ้นอีกทางหนึ่ง เป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น