การจัดการวิธีเข้าถึงหน้าเว็บของผู้ใช้

6.3.2 การจัดการวิธีเข้าถึงหน้าเว็บของผู้ใช้ การจัดการวิธีการเข้าถึงหน้าเว็บของผู้ใช้ เป็นการพิจารณาถึงฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์ที่ใช้เพื่อเข้าถึงหน้าเว็บ เนื่องจากเว็บเพจของแต่ละองค์กรก็จะถูกออกแบบเพื่อรองรับการทำงานบนอุปกรณ์และซอฟแวร์เฉพาะ ซึ่งกรณีที่เป็นการใช้งานภายในองค์กร ปัญหาเหล่านี้สามารถควบคุมได้โดยผู้ดูแลระบบดังที่กล่าวไว้ข้างต้น แต่เมื่อเป็นการทำงานของระบบเอ็กซ์ ทราเน็ต ซึ่งมีกลุ่มผู้ใช้หลายประเภท ซอฟแวร์และฮาร์ดแวร์ที่ใช้ก็แตกต่างกัน ยกตัวอย่างเช่น เว็บบราวเซอร์ต่างชนิดหรือเว็บบราวเซอร์ชนิดเดียวกันแต่ต่างเวอร์ชัน รวมทั้งอุปกรณ์พกพา เช่น PDA ซึ่งมีจอภาพแสดงผลขนาดเล็ก ดังนั้นทุกครั้งที่มีการออกแบบเว็บเพจสำหรับระบบเอ็กซ์ทราเน็ตที่มีผู้ใช้ภายนอก สิ่งสำคัญ คือ จะต้องพิจารณาวิธีเข้าถึงหน้าเว็บของผู้ใช้ที่มีความหลากหลายเช่นนี้ด้วย โดยควรอนุโลมหรืออนุญาตให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงหน้าเว็บผ่านทางเลือกอื่นได้ ซึ่ง สามารถพิจารณาจากแนวทางดังต่อไปนี้
- การเลือกใช้ฮาร์ดแวร์ การเลือกใช้ฮาร์ดแวร์สำหรับองค์กรนั้น จะต้องทำการประเมินความเป็นไปได้ของอุปกรณ์ที่ผู้ใช้ในระบบก่อน ยกตัวอย่างเช่น สำรวจขนาดของแบบด์วิธที่ใช้เพื่อรับส่งข้อมูลขนาดเล็กที่สุดอยู่เท่าใด สำรวจขนาดความกว้างของจอภาพเครื่องคอมพิวเตอร์ที่นิยมใช้งานมากที่สุด เป็นต้น ข้อมูลส่วนนี้จะทำให้ผู้ออกแบบเว็บสามารถประมาณการออกแบบจำนวนแอปพลิเคชั่นหรือส่วนอินเตอร์เฟสกับผู้ใช้งานในขั้นต้นได้ หากการสำรวจอุปกรณ์ข้างต้นพบว่า ในอุปกรณ์ประเภทเดียวกันมีจำนวนรูปแบบที่แตกต่างกันไม่มาก เช่น ขนาดจอภาพมาตรฐานที่ใช้ในองค์กร คือ 17 นิ้ว แต่มีเครื่องคอมพิวเตอร์บางส่วนที่ยังคงใช้ขนาด 15 นิ้วอยู่ เช่นนี้องค์รที่มีงบประมาณในการเปลี่ยนอุปกรณ์อย่างเพียงพอ ก็ควรเลือกที่จะเปลี่ยนอุปกรณ์เพื่อง่ายต่อการออกแบบ ควบคุมดูแลระบบ และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน อย่างไรก็ตามต้องพิจารณาความสามารถของบุคลากรภายในองค์กรด้วยว่า สามารถควบคุมการออกแบบหน้าเว็บสำหรับแสดงผลบนจอภาพที่มีขนาดใหญ่ได้หรือไม่ เนื่องจากอาจมีปัญหาเรื่องมุมมองของหน้าเว็บเพจ กล่าวคือ จอภาพขนาดใหญ่ทำให้เกิดพื้นที่ว่างของข้อมูลบนหน้าต่างด้านขวาเกิดขึ้น

รูปที่ 6.8 แสดงตัวอย่างเปรียบเทียบการแสดงของเว็บเพจบนจอภาพขนาด 15 และ 17 นิ้ว
ซึ่งทางแก้ไข คือ ออกแบบให้ข้อมูลบนหน้าเว็บอยู่กึ่งกลาง (เว้นระยะห่างจากขอบเว็บบราวเซอร์ทั้ง 2 ด้าน) ของหน้าต่างเว็บบราวเซอร์ ดังรูปที่ 6.8 ขวามือก็จะทำให้ผู้ชมเว็บไม่รู้สึกว่าเว็บเพจดูโล่งเกินไป นอกจากนี้สามารถสร้างขอบหน้าต่างแจ้งเตือนคุณสมบัติที่เหมาะสมสำหรับแสดงหน้าเว็บขององค์กรให้กับผู้ใช้ ดังรูปที่ 6.9 ได้

- กำหนดค่ามาตรฐานให้กับซอฟต์แวร์
ในที่นี้จะกล่าวถึงการกำหนดค่ามาตรฐานให้กับซอฟต์แวร์เว็บบราวเซอร์ ที่สำคัญต่อการแสดงผลเว็บเพจ ซึ่งโดยทั่วไปเว็บบราวเซอร์จะมีเครื่องมือเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติการแสดงผลเว็บเพจ (Preference) จากค่าปกติ (Default) เป็นรูปแบบที่ผู้ใช้พึงพอใจมากกว่า เช่น การกำหนดหน้า Home Page เมื่อเปิดเว็บบราวเซอร์ขึ้นมา หรือชนิด สี หรือขนาดตัวอักษร

โดยมากผู้ใช้งานจำนวนน้อยคนที่จะเป็นผู้กำหนดหรือเปลี่ยนค่าในหน้าต่างนี้เอง ดังนั้นผู้ออกแบบหรือผู้ดูแลระบบจึงมีหน้าที่จัดสรรค่าส่วนต่าง ๆ ให้กับพนักงานเมื่อเข้าสู่หน้าอินทราเน็ตขององค์กรให้ผู้ดูแลควรกำหนดค่ามาตรฐานให้กับเว็บบราวเซอร์ดังนี้

หน้า Home Page ขององค์กร ในเว็บบราวเซอร์บางชนิด เช่น Netscape Navigator จำกำหนดค่าให้เว็บบราวเซอร์โหลดหน้าเว็บของบริษัท Netscape ขึ้นมา ซึ่งหากไม่มีการกำหนดหน้าเว็บขององค์กรให้เป็นหน้า Home Page แล้ว ทุกครั้งที่มีการเปิดเว็บบราวเซอร์จะต้องเสียเวลาโหลดหน้าเว็บมากพอสมควร
ยกเลิกค่าที่กำหนดเพื่อเหตุผลทางการค้า เว็บบราวเซอร์ส่วนมากจะกำหนดข้อความเชื่อโยงบุ๊คมาร์ค (Bookmark) ปุ่ม (Button) หรือช่องทางการเชื่อมโยงอื่นเพื่อเหตุผลทางการค้า เช่น ข้อความแสดงให้ผู้ใช้อัพเดทเวอร์ชัน โดยเข้าไปดูที่เว็บไซต์ของบริษัท ซึ่งอาจต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
กำหนดค่าหน้าเว็บเพจเพื่อส่งอีเมล์ (E-mail) การรับส่งอีเมล์ในองค์กรเป้นงานประจำของพนักงาน ซึ่งบางองค์กรอาจใช้รูปแบบโปรแกรมเพื่อส่งอีเมล์ เช่น MS-Outlook หรือใช้บริการอีเมล์จากเว็บไซต์ที่ให้บริการโดยตรง เช่น Yahoo หรือ Hotmail ดังนั้นจึงควรกำหนดค่า URL หรือโปรแกรมที่ใช้โดยอัตโนมัติบนหน้าต่างเว็บบราวเซอร์เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน

รูปที่ 6.11 แสดงหน้าต่างเครื่องมือที่ควรกำหนดคุณสมบัติพื้นฐานให้กับผู้ใช้ในองค์กร

กำหนดส่วนค้นหาข้อมูล (Search) คือ ปุ่มค้นหาข้อมูลบนหน้าเว็บ โดยกำหนดชนิดของเครื่องมือที่ใช้ค้นหาข้อมูล เช่น หากเป็นการค้นหาภายนอกจะใช้เครื่องมือ Search Engine ใด (Google, MSN Search หรือ A9 เป็นต้น โดยต้องกำหนดไว้ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันภายในองค์กร)