การออกแบบระบบอินทราเน็ต
นอกจากระบบการเชื่อมโยงแบบอินเตอร์เน็ตแล้ว ยังมีระบบการเชื่อมโยงอีกแบบหนึ่ง เรียกว่า “ระบบอินทราเน็ต (Intranet)” ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงเครือข่ายที่มีลักษณะเช่นเดียวกับระบบอินเตอร์เน็ต (Internet) แต่ต่างกันตรงที่อินทราเน็ตเป็นการเชื่อมโยง เครือข่ายที่จำกัดขอบเขตการใช้งานอยู่ภายในองค์กรเท่านั้น โดยอนุญาตให้ผู้มีสิทธิ์ใช้งาน คือ สมาชิกภายในองค์กรเท่านั้น ด้วยวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันในการใช้งาน จึงทำให้การออกแบบเว็บเพจมีรูปแบบที่แตกต่างกันด้วย ซึ่งในบทนี้จะได้อธิบายหลักการออกแบบระบบอินทราเน็ตและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวข้อง
6.1 ระบบพื้นฐานอินทราเน็ต
ระบบอินทราเน็ต (Intranet System) เป็นการเชื่อมโยงเครือข่ายที่มีลักษณะเช่นเดียวกับระบบอินเตอร์เน็ต (Internet System) แต่ต่างกันตรงที่ระบบอินทราเน็ตเป็นระบบปิดที่มีการจำกัดขอบเขตกลุ่มผู้ใช้งาน โดยอนุญาตให้ผู้มีสิทธิเข้าใช้งาน คือ สมาชิกภายในองค์กรหรือพนักงานในบริษัทเท่านั้น ในขณะที่อินเตอร์เน็ตเป็นระบบเปิดที่มุ่งเน้นการเชื่อมโยงข้อมูลจากทั่วทุกมุมโลก จึงไม่มีการจำกัดขอบเขตของกลุ่มผู้ใช้แต่อย่างใด
ตัวอย่างหน้าเว็บ http://www.ddc.moph.go.th ที่สามารถเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบอินทราเน็ตขององค์กรได้
หมายเหตุ ระบบอินทราเน็ต เน้นการทำงานร่วมกัน (Work Group) ของสมาชิกในองค์กร ซึ่งผู้อ่านบางท่านอาจรู้จักระบบอินทราเน็ตในชื่ออื่นๆ เช่น Campus Network, Enterprise Network หรือ Local Network
ระบบอินทราเน็ตถูกนำมาใช้เพื่อจัดเตรียมข้อมูลและสารสนเทศภายในองค์กร ให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แทนการจัดเก็บข้อมูลด้วยเอกสาร ซึ่งมีความล่าช้าในการรับส่งหรือปรับปรุงข้อมูล โดยช่วยสมาชิกขององค์กรให้สามารถสืบค้นข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์หลัก ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นเครื่องแม่ข่ายให้บริการข้อมูลเช่นเดียวกับระบบอินเตอร์เน็ตได้ และยังช่วยลดปัญหาจากการปรับปรุงข้อมูล รวมทั้งประหยัดทรัพยากรในการจัดเก็บเอกสารอีกด้วย ซึ่งในบางองค์กรอาจสร้างเว็บเพจออกเป็น 2 ไซต์ คือ แยกส่วนสนับสนุนการทำงานระหว่างผู้ใช้ภายใน (Internal User) ซึ่งเป็นพนักงานภายในบริษัท และผู้ใช้ภายนอก (External User) ซึ่งเป็นลูกค้าไว้อย่างชัดเจน ในขณะที่บางองค์กรอาจเชื่อมต่อระบบอินทราเน็ตรวมกับระบบอินเตอร์เน็ตเป็นไซต์เดียวกัน เรียกว่า “ระบบเอ็กซ์ทราเน็ต (Extranet System)” เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานหรือการค้นหาข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กรมากขึ้น ดังรูปที่ 6.1 โดยไซต์ประเภทนี้จะแบ่งการทำงานออกเป็น 2 ส่วน ดังนี้
External Information
เป็นสารสนเทศที่สามารถเปิดเผยให้กับบุคคลภายนอกได้ เช่น ประวัติทั่วไปขององค์กร ข่าวสารประชาสัมพันธ์ ข้อมูลของผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่องค์กรนำเสนอ
Internal Information
เป็นสารสนเทศเฉพาะภายในองค์กร ซึ่งต้องการความปลอดภัยของข้อมูล จึงอาจต้องมีการเข้ารหัส (Encryption) ก่อนจึงจะสามารถเข้าสู่หน้าเว็บระบบอินทราเน็ตได้ เช่น ชื่อผู้ใช้ (Public Key) และรหัสผ่าน (Private Key) เป็นต้น
หลักการออกแบบหน้าเว็บเพื่อทำงานบนระบบอินทราเน็ตและระบบอินเตอร์เน็ต จะมีความแตกต่างกันทั้งกลุ่มผู้ใช้ ลักษณะการใช้งาน และความสามารถในการกำหนดค่าเพื่อแสดงผล ดังตารางที่ 6.1
ตารางที่ 6.1 เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างการออกแบบเว็บในระบบอินเตอร์เน็ตและระบบอินทราเน็ต
รายละเอียด
| อินเตอร์เน็ต (Internet) | อินทราเน็ต (Intranet) |
1. กลุ่มผู้ใช้ | ลูกค้า (Customer) และผู้ใช้งานทั่วไปที่คาดหวังว่าจะเป็นลูกค้าในอนาคต (New Customer) | พนักงานหรือผู้บริหารในบริษัท (Employee) |
2. ลักษณะการใช้งาน | ค้นหาข้อมูลสินค้าหรือรายละเอียดอื่นของบริษัทที่เกี่ยวข้องและมีผลต่อการใช้บริการ หรือเลือกซื้อผลิตภัณฑ์ของลูกค้า | สนับสนุนการทำงานของบริษัท โดยเป็นการค้นหา ปรับปรุง เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานประจำของพนักงาน |
3. รูปแบบภาษาและข้อมูลบนหน้าเว็บ | เป็นข้อมูลทั่วไปที่สามารถเปิดเผยได้ เช่น ประวัติองค์กร สินค้า หรือข่าวสารประชาสัมพันธ์ เป็นต้น โดยใช้รูปแบบภาษาที่ผู้ชมสามารถเข้าใจได้ง่าย | เป็นข้อมูลเฉพาะใช้ภายในองค์กร เช่น ข้อมูลของพนักงานแต่ละบุคคล รายการสั่งซื้อ หรือรายชื่อลูกค้า เป็นต้น โดยใช้คำศัพท์หรือคำย่อที่รู้จักกันเฉพาะในองค์กร เช่น รหัส PO, EDI, หรอื JOB เป็นต้น |
4. การควบคุมสภาพแวดล้อมในการแสดงผล | ไม่สามารถกำหนดให้เป็นรูปแบบเดียวกันได้ทั้งหมด เนื่องจากลูกค้าจะเป็นผู้กำหนดรูปแบบการแสดงผลของคอมพิวเตอร์ เช่น ชนิดของเว็บบราวเซอร์, อุปกรณ์รับ-ส่งข้อมูล และความเร็วที่ใช้ เป็นต้น | สามารถกำหนดให้เป็นมาตรฐานเดียวกันได้ เนื่องจากเป็นอุปกรณ์ที่ใช้เฉพาะในองค์กร ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information System Department) ที่จะเป็นผู้คัดสรรและสร้างมาตรฐานเพื่อใช้งาน |
การออกแบบหน้าเว็บที่ใช้ในระบบอินทราเน็ต จำเป็นต้องคำนึงถึงปัจจัยทั้ง 4 ประการ ดังตารางที่ 6.1 ด้วย โดยปัจจัยด้านผู้ใช้จะเป็นปัจจัยสำคัญที่สุด เนื่องจากเป็นตัวกำหนดลักษณะการใช้งาน ข้อมูลที่ควรมีบนหน้าเว็บ และรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวข้อง ซึ่งในเนื้อหาต่อไปของบทนี้จะได้อธิบายหลักการออกแบบระบบอินทราเน็ตดังกล่าว
6.2 ระบบเอ็กซ์ทราเน็ต
ระบบเอ็กซ์ทราเน็ต (Extranet) เป็นการเชื่อมโยงเครือข่ายระหว่างเครือข่ายอินเตอร์เน็ตและเครือข่ายอินทราเน็ตเข้าไว้ภายในไซต์เดียวกัน (เรียกไซต์ดังกล่าวว่า “Web Portal”) โดยอนุญาตให้บุคคลภายในองค์กร ผู้ชมภายนอกที่เป็นลูกค้า หรือบริษัทคู่ค้า (Partner) และบริษัทสาขา สามารถเข้าสู่ระบบอินทราเน็ตขององค์กรเพื่อดูข่าวสาร ข้อมูล และทำธุรกรรมการค้าต่างๆ ที่ต้องการร่วมกันได้ ซึ่งระดับหรือสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลของบุคคลเหล่านั้นก็จะแตกต่างกันไปตามความสำคัญของข้อมูล
หมายเหตุ “Web Portal” เป็นหน้าเว็บที่รวบรวมรายการเชื่อมโยงของเว็บอื่นมาไว้ภายในไซต์ ซึ่งในระบบเอ็กซ์ทราเน็ตก็เช่นกันจะต้องมีหน้าเว็บหลักทำหน้าที่เก็บลิงค์ที่จะเชื่อมโยงไปยังหน้าเว็บภายในองค์กรไว้ หน้าเว็บเพจหลักนี้เรียกว่า “Corporate Web Portal
ตัวอย่างหน้าเว็บไซต์ www.dhl.com ให้บริการลูกค้าติดตามข้อมูลการส่งพัสดุด้วยระบบเอ็กซ์ทราเน็ต
ตัวอย่างหน้าเว็บไซต์ www.fedex.com ให้บริการลูกค้าติดตามข้อมูลการส่งพัสดุด้วยระบบเอ็กซ์ทราเน็ต
ระบบเอ็กซ์ทราเน็ตมีส่วนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับผู้ใช้ ทั้งในด้านความเร็ว ความสะดวกสบายและการตรวจสอบติดตามข้อมูล เช่น บริษัท DHL หรือบริษัท FedEx ซึ่งเป็นผู้ให้บริการขนส่งสินค้าและพัสดุ จัดทำเว็บไซต์ในรูปแบบเอ็กซ์ทราเน็ตเพื่อให้ลูกค้าสามารถสอบถามข้อมูลการส่งพัสดุผ่านทางระบบอินเตอร์เน็ต ซึ่งจะเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบอินทราเน็ตภายในบริษัทได้ เมื่อลูกค้าป้อนหมายเลขใบสั่งสินค้า (PON) หมายเลขใบสั่งขานสินค้า (SON) หรือหมายเลขบรรจุภัณฑ์ของสินค้าเข้าสู่ระบบ ซึ่งส่วนรับหมายเลขหรือรหัสข้างต้นเป็นรูปแบบนโยบายรักษาความปลอดภัยของข้อมูลบนเครือข่าย และยังเป็นหัวใจหลักในการออกแบบหน้าเว็บเพื่อแยกความแตกต่างระหว่างข้อมูลที่สามารถเปิดเผยได้ (Public) ออกจากข้อมูลส่วนบุคคล (Private) ด้วย
หมายเหตุ รูปแบบนโยบายรักษาความปลอดภัยของข้อมูลมีหลายลักษณะ เช่น Digital Certificates, Token, Amart Card หรือ Public Key Infrastructure (PKI) เป็นต้น ซึ่งการจะใช้รูปแบบใดนั้น อาจพิจารณาจากชนิดข้อมูลหรือข้อตกลงร่วมกันระหว่างผู้ใช้ระบบ (หุ้นส่วน ลูกค้า และคู่ค้า)
6.2.1 ความแตกต่างระหว่างระบบเอ็กซ์ทราเน็ตและระบบอินทราเน็ต
ถึงแม้ว่าระบบเอ็กซ์ทราเน็ตจะพัฒนามาจากระบบอินทราเน็ต แต่เนื่องจากมีขอบเขตการทำงานที่ต่างกัน จึงทำให้รูปแบบการทำงานต่างกันด้วย ดังตารางที่ 6.2
ตารางที่ 6.2 เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างการทำงานของระบบอินทราเน็ตและระบบเอ็กซ์ทราเน็ต
รายละเอียด
| อินทราเน็ต (Intranet) | เอ๊กซ์ทราเน็ต (Extranet) |
1. ขอบข่ายของการเชื่อมโยงระบบ | เชื่อมโยงภายในองค์กร (Internal System) | เชื่อมโยงเพื่อใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์กร (External System) |
2. กลุ่มผู้ใช้ | พนักงานขององค์กร (Employee) | พนักงานขององค์กร ลูกค้า หุ้นส่วน คู่ค้าทางธุรกิจ และบริษัทสาขา |
3. ลักษณะการใช้งาน | ค้นหาข้อมูลสินค้าหรือรายละเอียดอื่นของบริษัทที่เกี่ยวข้องและมีผลต่อการใช้บริการ หรือเลือกซื้อผลิตภัณฑ์ของลูกค้า | เน้นการทำธุรกรรมทางการค้า (Transaction) ระหว่างบริษัทต่างสาขาหรือบริษัทที่อยู่ภายในเครือข่ายขององค์กร บริษัท บริษัทลูกค้าหรือ คู่ค้า |
4. การควบคุมสภาพแวดล้อมในการแสดงผล | สามารถกำหนดให้เป็นมาตรฐานเดียวกันได้ เนื่องจากเป็นอุปกรณ์ที่ใช้เฉพาะในองค์กร | ไม่สามารถควบคุมได้ เนื่องจากเป็นการเชื่อมโยงจากหลายส่วนทั้งบริษัทสาขา หุ้นส่วนทางการค้า บริษัทจึงไม่สามารถกำหนดให้ปฏิยัติตามได้เช่นเดียวกับระบบอินทราเน็ต |
5. ความเร็วของการส่งข้อมูล (Bandwidth) | ความเร็วสูงกว่าเพราะเป็นการเชื่อโยง จากเครื่องsever ไปยังเครื่อง ศูนย์พัฒนา | ความเร็วต่ำกว่าเพราะต้องส่งผ่านข้อมูลถึง 2 ช่วง ได้แก่ การส่งข้อมูลผ่านเครื่อง
Sever ของระบบภายในองค์กร ผ่านไปยังระบบอินเตอร์เน็ต จากนั้นจึงส่งไปยังเครื่องของผู้ใช้ภายนอกอีกครังหนึ่ง |
6.2.2 หลักการออกแบบระบบเอ็กซ์ทราเน็ตและระบบอินทราเน็ต
การออกแบบระบบเอ็กซ์ทราเน็ตและอินทราเน็ต มีข้อได้เปรียบกว่าการออกแบบระบบอินเตอร์เน็ต เพราะสามารถกำหนดงาน (ทุกขั้นตอนในกระบวนการทำธุรกิจด้วยระบบออนไลน์) และขอบเขตของกลุ่มผู้ใช้ที่แน่นอนได้ นอกจากนี้ด้วยเหตุผลทางการค้าและความจำเป็นในการปฏิบัติงานแต่ละวันจึงทำให้ผู้ใช้ยากที่จะปฏิเสธการใช้งาน หรือต้องยอมเสียเวลาเรียนรู้วิธีการใช้งานเครื่องมือบนหน้าเว็บโดยปริยาย ซึ่งจะต่างจากระบบอินเตอร์เน็ตที่ผู้ใช้มีโอกาสเลือกใช้งานเว็บไซต์ที่ตนพอใจได้ อย่างไรก็ตามการเรียนรู้หลักการออกแบบหน้าเว็บสำหรับระบบอินทราเน็ตและระบบเอ็กซ์ทราเน็ต ก็ยังเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นเสมอ เนื่องจากเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขาย ตรวจสอบสินค้าระหว่างกลุ่มหรือสาขา ดังนั้นทุกวินาทีที่มีการใช้งานระบบจึงมีผลโดยตรงกับผลประโยชน์หรือผลิตผล (Productivity) ของบริษัท โดยการออกแบบระบบอินทราเน็ต (ในระบบเอ็กซ์ทราเน็ต) มุ่งเน้นคุณสมบัติที่สำคัญ 3 ประการ คือ
ประสิทธิภาพในการทำงาน (Efficiency) เครื่องมือทุกอย่างบนหน้าเว็บต้องสามารถใช้งานได้จริง ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็ว และตรงตามที่ต้องการ
ความสามารถในการจดจำของผู้ใช้ (Memorability) ผู้ใช้สามารถจดจำตำแหน่งของเครื่องมือภายในระบบได้เป็นอย่างดี และเรียนรู้การใช้งานของเครื่องมือได้รวดเร็ว เมื่อกลับมาใช้งานอีกครั้งก็สามารถปฏิบัติงานได้อย่างคล่องแคล่ว
ลดจำนวนข้อผิดพลาดในการใช้งาน (Error Reduction) เนื่องจากมีกลุ่มผู้ใช้งานหลายระดับ และมีผู้ใช้ใหม่เกิดขึ้นเสมอ (คู่ค้าที่ร่วมทำธุรกิจและผู้สนใจ) จึงต้องสร้างเครื่องมือแนะนำการใช้งานเพื่อป้องกันความผิดพลาด รวมทั้งคอยตรวจสอบระบบให้ทำงานถูกต้องด้วย เพราะระบบต้องมีการโอนถ่ายข้อมูลตลอดเวลา
หมายเหตุ ในที่นี้จะกล่าวถึงการออกแบบหน้าเว็บภายในของระบบเอ็กซ์ทราเน็ต เมื่อผู้ใช้ป้อนชื่อและรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบแล้ว ซึ่งก็คือ การออกแบบหน้าเว็บของระบบอินทราเน็ตนั่นเอง
หลักการออกแบบหน้าเว็บสำหรับระบบอินทราเน็ตมีดังนี้
ใส่ข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานขององค์กรเท่านั้น หน้าเว็บภายในที่ผ่านการเข้ารหัสจากผู้ใช้แล้ว ควรแสดงเฉพาะรายการเชื่อมโยงที่สัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกับหัวข้อการทำงาน ไม่ควรใส่ภาพโฆษณาสินค้า แบนเนอร์ที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือนำรูปแบบการจัดวางหน้าเว็บที่ใช้ภายนอกองค์กรมาใช้กับการออกแบบหน้าเว็บภายในองค์กร เนื่องจากจะทำให้หน้าเว็บดูวุ่นวาย รบกวนสายตาของผู้ใช้ และยังทำให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลที่ต้อาวประชาสัมพันธ์บนหน้า Home Page ของระบบอินทราเน็ตที่ผ่านการเข้ารหัสแล้ว
จัดกลุ่มข้อมูลให้เป็นระเบียบ ข้อมูลที่อยู่บนหน้าอินทราเน็ต อาจมาจากแผนกหรือหน่วยงานต่างสถานที่กัน ดังนั้นจึงต้องอาศัยการจัดกลุ่มข้อมูลที่เป็นระเบียบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ถูกต้องไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูล โดยอาจแยกข้อมูลออกตามประเภทหรือที่มาของข้อมูลนั้น ดังรูปที่ 6.4 ยกตัวอย่างเช่น สร้างลิงค์ที่ข้อความ “แผนการตลาด” เพื่อเก็บข้อมูลงานขาย งานพัฒนาผลิตภัณฑ์ เป็นต้น
สร้างหน้าเพจเพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ สำหรับพนักงานหรือผู้ใช้รายใหม่ที่เพิ่งเข้าระบบเป็นครั้งแรกอาจยังไม่คุ้นเคยกับการใช้ระบบ จึงควรสร้างเครื่องมือเพื่อช่วยเหลือ เช่น การสร้างลิงค์ “Help” หรือปุ่ม “ช่วยเหลือ” นอกจากการช่วยเหลือด้านระบบแล้ว นักออกแบบควรสร้างเครื่องมือช่วยเหลือผู้ใช้ในส่วนข้อมูลด้วย เช่น Dictionary คำศัพท์เพื่ออธิบายคำศัพท์เฉพาะหรือตัวย่อที่ใช้ภายในองค์กร เป็นต้น
หน้าเพจส่วนบุคคล สร้างหน้าเพจส่วนบุคคล (สำหรับพนักงานของบริษัท) เพื่อใช้เก็บข้อมูลของพนักงานแต่ละคน เช่น ชื่อ ตำแหน่ง รูปภาพ ประสบการณ์การทำงาน หรืองานที่รับผิดชอบ เป็นต้น นอกจากนี้ควรสร้างการเชื่อมโยงจากหน้าเพจส่วนบุคคลไปยังหน้าเว็บของแผนกหรือโครงการที่พนักงานรับผิดชอบอยู่ด้วย เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับพนักงาน ในทำนองเดียวกันที่หน้าเว็บของโครงการหรือแผนก ก็ควรสร้างการเชื่อมโยงมายังหน้าเพจส่วนบุคคลด้วย เพื่อให้ผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบข้อมูลพนักงานที่รับผิดชอบโครงการนี้เมื่อต้องการได้
หมายเหตุ รายการข้อมูลของพนักงานที่จัดเก็บควรเป็นข้อมูลที่สามารถเปิดเผยได้ (Public Information) ซึ่งข้อมูลนี้จะมีส่วนช่วยเหลือผู้ใช้ให้ทำงานได้ง่ายขึ้น เช่น รูปถ่าย ช่วยผู้ใช้ในกรณีที่ต้องการติดต่องานด้วย แต่ไม่สามารถจดจำชื่อของพนักงานนั้นได้ หรือการฝากข้อความ การว่ง E-mail เพื่อนัดหมายการประชุม เป็นต้น
ตัวอย่างหน้าเว็บ Profile ซึ่งเป็นหน้าเว็บส่วนบุคคลเพื่อเก็บประวัติโดยย่อ
ตัวอย่างหน้าเว็บ To do List เก็บบันทึกงานประจำที่ทำอยู่ในปัจจุบัน
หน้าเว็บของโครงการหรือแผนก กำหนดให้แสดงข้อมูลที่เป็นรายงานหรือแผนงานของโครงการนั้น และข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่เป็นความลับ สำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ ควรใช้การเชื่อมโยงไปยังหน้าเพจใหม่ ซึ่งต้องป้อนรหัสที่ได้รับอนุมัติจากผู้ดูแลเครือข่ายก่อน (ตามระดับสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานแต่ละคน) โดยที่รายการข้อความเชื่อมโยงอาจแสดงเป็นกล่องข้อความเพื่อแจ้งเตือนผู้ใช้หรือแสดงหน้าต่างแจ้งเตือนผู้ใช้ถึงมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
Intranet Portal Home Page เป็นหน้าเพจหลักของไซต์ (ก็คือหน้า Home Page ของไซต์ปกติ) ที่ทำหน้าที่เก็บรายการเชื่อมโยงของระบบเอาไว้ภายในไซต์เดียวกัน รวมทั้งรายการล็อคอินเพื่อเข้าสู่หน้าอินทราเน็ตในองค์กรด้วย ซึ่งการออกแบบหน้า Home Page มีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการดังนี้
- การจัดการโครงสร้างการจัดเก็บข้อมูล (Directories) เป็นการออกแบบการเชื่อมโยงข้อมูลแบบลำดับขั้น (Hierarchy) โดยเปรียบเทียบได้กับการเข้าถึงข้อมูลในรูปแบบโฟลเดอร์ จากโฟลเดอร์หลักผู้ใช้สามารถคลิกเข้าไปในโฟลเดอร์ย่อยจนกว่าจะพบไฟล์ข้อมูลที่ต้องการ การเก็บข้อมูลในไซต์ก็เช่นเดียวกันผู้ออกแบบต้องจัดการเก็บข้อมูลให้เป็นระบบ โดยแยกข้อมูลออกเป็นหมวดหมู่เพื่อสะดวกในการจัดเก็บ จากนั้นกำหนดชื่อรายการเชื่อมโยงและชื่อไซต์ที่เก็บข้อมูลให้สอดคล้องกัน เพื่อป้องกันความสับสนในขั้นตอนการสร้างและการปรับปรุง ข้อมูลในเว็บเพจ
- ส่วนค้นหาข้อมูล (Search) เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ในการค้นหาข้อมูลจากหน้าไซต์ โดยจะต้องกำหนด Index ให้ครอบคลุมกับข้อมูลในทุกหน้าเว็บ รวมทั้งข้อมูลที่มีการปรับปรุงอยู่เสมอด้วย และควรมีเครื่องมือช่วยค้นหาแบบละเอียด (Advanceed Search) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานบนเว็บมากขึ้น
- ข่าวสารประชาสัมพันธ์ (News) เป็นส่วนที่นำมาแทนที่การส่งข้อมูลในรูปแบบอีเมล์ (E-Mail) ขององค์กรข้อดีของการประกาศข่าวในหน้า Intranet Home Page คือพนักงานสามารถทราบข้อมูลได้ทั่วถึง ลดเวลาในการรับ-ส่งข้อมูล และยังสามารถจัดการไฟล์ (เลือกอ่านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตนเอง หรือค้นหาข้อมูลที่ทำการประกาศย้อนหลังได้) ในขณะที่การส่งอีเมล์ในรูปแบบเดิม พนักงานจะต้องเสียเวลาปฏิบัติงานเพื่อคอยตรวจสอบอีเมล์เนื่องจากโปรแกรมจัดการอีเมล์ที่มีประสิทธิภาพต่ำจะไม่สามารถแยกส่งอีเมล์ให้ผู้ใช้แต่ละคนโดยเฉพาะได้ ดังนั้นอีเมล์ 1 ฉบับก็จะถูกส่งไปยังพนักงานทุกคนในบริษัท จนกลายเป็น “อีเมล์ขยะ” นอกจากนี้การส่งอีเมล์ยังมีข้อจำกัดในการจัดการไฟล์เพื่อค้นหาข้อมูลด้วย
หมายเหตุ ปัจจุบันได้มีการพัฒนาโปรแกรมส่งอีเมล์ภานในองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง สามารถจัดการรับส่งข้อมูลเฉพาะบุคคลได้ และยังมีคุณสมบัติการทำงานด้านอื่นให้เลือกใช้ ดังนั้นองค์กรจึงสามารถใช้วิธีรับส่งข้อมูลทางอีเมล์และการประกาศข่าวประชาสัมพันธ์ผ่านทางหน้าเว็บมาทำงานร่วมกันได้
6.2.3 การบำรุงรักษาระบบอินทราเน็ต
การเชื่อมโยงระบบอินทราเน็ตภายในองค์กรนั้น จะแปรผันโดยตรงกับขนาดขององค์กร ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่และมีปริมาณมากเท่าใด จำนวนหน้าเพจย่อยและการเชื่อมโยงข้อมูลในไซต์ก็ยิ่งมีมากขึ้น ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการจัดการโครงสร้างข้อมูล (Infrastructure) ที่ดี ทั้งด้านการจัดเก็บข้อมูลและการบำรุงรักษาข้อมูล ซึ่งการบำรุงรักษาข้อมูลในระบบอินทราเน็ตจะให้ความสำคัญกับปัจจัย 2 ประการ
ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล หากผู้ดูแลระบบปล่อยให้ข้อมูลบนหน้าเว็บล้าหลัง ไม่ทันสมัย ตามที่ควรจะเป็น เช่น นำเสนอข้อมูลของโครงการก่อนหน้าทั้งที่เสร็จสิ้นไปนานแล้ว ส่วนโครงสร้างปัจจุบันก็ไม่สามารถเรียกชมข้อมูลได้ ลักษณะนี้จะทำให้ลูกค้า หุ้นส่วน หรือผู้เกี่ยวข้องไม่เชื่อถือ ยกเลิกการใช้งานระบบและหันไปใช้วิธีอื่นแทน เช่น การโทรศัพท์สอบถามข้อมูล ซึ่งเป็นรูปแบบเดิมในการค้นหาข้อมูลที่ต้องกเสียเวลาและยังได้ข้อมูลไม่ครบถ้วนด้วย (กรณีไม่พบเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโครงการโดยตรง) ปัญหาความไม่เป็นปัจจุบันของข้อมูลไม่ได้ส่งผลกระทบเพียงแค่ระบบการทำงานหรือโครงสร้างของเครือข่ายเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อภาพพจน์ ชื่อเสียงขององค์กรด้วย เนื่องจากผู้ใช้ที่ไม่พอใจระบบอาจบอกต่อไปยังผู้ใช้งานคนอื่น ทำให้ขาดความเชื่อมั่นที่จะเข้ามาร่วมลงทุนหรือทำธุรกิจด้วย ดังนั้นในองค์กรที่ยิ่งมีระบบงานจำนวนมาก็จำเป็นต้องมีการพัฒนาข้อมูลให้มีความเป็นปัจจุบันมากด้วยนั่นเอง
ความเร็วในการสืบค้นข้อมูล เป็นการสร้างส่วนค้นหาข้อมูลหรือ Search Engine เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้งาน ให้สามารถสืบค้นข้อมูลได้เร็วขึ้น เนื่องจากมีผู้ใช้งานหลายคนที่ไม่ทราบว่าควรเริ่มต้นค้นหาข้อมูลจากส่วนใด เช่น หากต้องการค้นหาผู้ที่รับผิดชอบงานด้านวางระบบ แต่ไม่ทราบว่าพนักงานคนดังกล่าวอยู่แผนกใด หรือเป็นการวางระบบของโครงสร้างใด ลักษณะนี้หากมีการสร้างส่วนค้นหาข้อมูล ผู้ใช้อาจพิมพ์ชื่อของพนักงานให้โปรแกรมช่วยค้นหาได้เร็วขึ้นอีกทางหนึ่ง เป็นต้น
6.3 มาตรฐานการออกแบบระบบอินทราเน็ต
มาตรฐานการออกแบบระบบอินทราเน็ต (Intranet Dasign Standards) เป็นตัวช่วยให้การทำงานขงอผู้ใช้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากในระบบการทำงานจริงผู้ใช้จะต้องพบเจอหน้าเว็บจำนวนมากจากหลายฝ่าย หากมีการออกแบบส่วนอินเตอร์เฟสที่เป็นรูปแบบเดียวกันตลอดทั้งไซต์ ผู้ใช้ก็จะทราบทันทีว่าถ้าเข้ามายังเว็บไซต์นี้ จะสามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างไร มีระบบนำทางหรือส่วนค้นหาข้อมูลที่ตำแหน่งใดบ้าง ก็จะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานได้มากขี้น และยังช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สับสนกับหน้าเพจที่ใช้งาน จนไม่สามารถหาทางกลับมายังเพจที่ต้องการได้ อย่างไรก็ตามการกำหนดมาตรฐานสำหรับการออกแบบเว็บให้เป็นไปทิศทางเดียวกันจะทำได้ยาก เพราะมีจำนวนเพจที่ถูกเชื่อมโยงมาจากหลายส่วน
ดังนั้นแนวทางที่จะทำให้การออกแบบเว็บในระบบอินทราเน็ตเป็นไปในทิศทางเดียวกันก็คือ การแจ้งหรือกำหนดนโยบายมาตรฐานในการออกแบบไว้อย่างไรเป็นทางการให้ทุกฝ่ายปฏิบัติตาม ซึ่งภายในเอกสารที่ประกาศจะระบุข้อกำหนดด้านความต้องการของระบบ เช่น ความเร็ว อุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ รูปแบบส่วนประกอบบนหน้าเว็บ รวมทั้งภาพตัวอย่างการออกแบบหน้าเว็บตามข้อกำหนด โดยอาจประกาศนโยบายมาตรฐานการออกแบบนี้ไว้ที่หน้า Intranet Home Page เพื่อให้แต่ละฝ่ายสามารถคลิกดูรายละเอียดของประกาศได้
6.3.1นโยบายมาตรฐานในออกแบบเว็บสำหรับระบบอินทราเน็ต
การสร้างเพจย่อยเพื่ออธิบายนโยบายมาตรฐานสำหรับออกแบบเว็บมีหลักการที่สำคัญ ดังนี้
- ควรอธิบายด้วยภาพประกอบตัวอย่าง (lllustration) เนื่องจากคำอธิบายที่เป็นข้อความในข้อกำหนดมาตรฐานการออกแบบเพียงอย่างเดียว อาจทำให้ผู้ออกแบบแต่ละคนเห็นภาพหรือตีความหมายแตกต่างกัน ดังนั้นเพื่อให้ข้อความในประกาศชัดเจนขึ้น จึงควรใส่ภาพตัวอย่างประกอบการออกแบบมาตรฐานด้วย
- ตรวจสอบให้มั่นใจว่าตัวอย่างที่ยกมา ครอบคลุมทุกหลักเกณฑ์ที่สำคัญในการออกแบบ
- ควรกำหนดผู้เชี่ยวชาญในการสร้างมาตรฐานเพื่อคอยให้คำปรึกษากับนักพัฒนาเว็บที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับข้อกำหนดดังกล่าว หรือตรวจสอบเว็บเพจที่ผ่านการออกแบบจากนักพัฒนาเว็บว่าตรงตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการหรือไม่
- สนับสนุนให้มีระบบถ่ายทอดองค์ความรู้ระหว่างบุคลากร กล่าวคือ นักพัฒนาเว็บสามารถเข้าไปศึกษามาตรฐานการออกแบบจากองค์กรอื่นหลายองค์กรที่น่าสนใจ แล้วเปรียบเทียบข้อดีหรือความแตกต่าง จากนั้นจึงนำเสนอแนะแก่บุคลากรที่เป็นผู้เชี่ยวชาญขององค์กรเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน
- กำหนดบุคลากรหรือทีมงานที่รับผิดชอบในการปรับปรุงเอกสารประกาศมาตรฐานของระบบ เพื่อคอยอัพเดท (Update) มาตรฐานการออกแบบใหม่ ๆ ออกมาเผยแพร่ให้นักพัฒนาเว็บทราบ
- สนับสนุนการพัฒนาอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้แสดงผลหรือรับส่งข้อมูลให้สอดคล้องกับการพัฒนาการออกแบบเว็บด้วย เพื่อให้การใช้งานเว็บเพจมีประสิทธิภาพสูงสุด
- กำหนดให้มีส่วนเชื่อมโยงไปยังเพจ “นโยบายการออกแบบตามมาตรฐาน”ในทุกหน้าเว็บภายในไซต์นั้น และกำหนด Index ไว้ที่ข้อมูลภายในหน้านโยบายการออกแบบด้วยเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาผ่านส่วนการค้นหา (Search) ได้
- ออกแบบหน้าเพจนโยบายมาตรฐานการออกแบบ เพื่อรองรับความต้องการของผู้ใช้ที่ต้องการพิมพ์ข้อมูลลงบนำกระดาษ (Print Style) ด้วย
ปัญหาที่มักเกิดขึ้นเสมอเมื่อมีการกำหนด “นโยบายมาตรฐานการออกแบบ” คือ นักพัฒนาเว็บไม่ยอมปฏิบัติตามโดยนักพัฒนาเว็บจะใช้รูปแบบตามที่ตนเองเห็นว่าเหมาะสมหรือสวยงาม เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดขึ้น ผู้ดูแลระบบหรือผู้บริหารจึงควรให้มีการร่างข้อกำหนดและตัวอย่างการออกแบบขึ้นใช้งานก่อน เพื่อให้นักพัฒนาเว็บได้มีโอกาสทดสอบและเสนอข้อคิดเห็นว่า ผู้ใช้จะสามารถใช้งานเครื่องมือบนหน้าเว็บจากการออกแบบเว็บลักษณะน้ได้จริงหรือไม่ แล้วจึงประกาศเป็นนโยบายหลักไว้ใช้งานต่อไป
6.3.2 การจัดการวิธีเข้าถึงหน้าเว็บของผู้ใช้
การจัดการวิธีการเข้าถึงหน้าเว็บของผู้ใช้ เป็นการพิจารณาถึงฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์ที่ใช้เพื่อเข้าถึงหน้าเว็บ เนื่องจากเว็บเพจของแต่ละองค์กรก็จะถูกออกแบบเพื่อรองรับการทำงานบนอุปกรณ์และซอฟแวร์เฉพาะ ซึ่งกรณีที่เป็นการใช้งานภายในองค์กร ปัญหาเหล่านี้สามารถควบคุมได้โดยผู้ดูแลระบบดังที่กล่าวไว้ข้างต้น แต่เมื่อเป็นการทำงานของระบบเอ็กซ์ ทราเน็ต ซึ่งมีกลุ่มผู้ใช้หลายประเภท ซอฟแวร์และฮาร์ดแวร์ที่ใช้ก็แตกต่างกัน ยกตัวอย่างเช่น เว็บบราวเซอร์ต่างชนิดหรือเว็บบราวเซอร์ชนิดเดียวกันแต่ต่างเวอร์ชัน รวมทั้งอุปกรณ์พกพา เช่น PDA ซึ่งมีจอภาพแสดงผลขนาดเล็ก ดังนั้นทุกครั้งที่มีการออกแบบเว็บเพจสำหรับระบบเอ็กซ์ทราเน็ตที่มีผู้ใช้ภายนอก สิ่งสำคัญ คือ จะต้องพิจารณาวิธีเข้าถึงหน้าเว็บของผู้ใช้ที่มีความหลากหลายเช่นนี้ด้วย โดยควรอนุโลมหรืออนุญาตให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงหน้าเว็บผ่านทางเลือกอื่นได้ ซึ่ง สามารถพิจารณาจากแนวทางดังต่อไปนี้
- การเลือกใช้ฮาร์ดแวร์ การเลือกใช้ฮาร์ดแวร์สำหรับองค์กรนั้น จะต้องทำการประเมินความเป็นไปได้ของอุปกรณ์ที่ผู้ใช้ในระบบก่อน ยกตัวอย่างเช่น สำรวจขนาดของแบบด์วิธที่ใช้เพื่อรับส่งข้อมูลขนาดเล็กที่สุดอยู่เท่าใด สำรวจขนาดความกว้างของจอภาพเครื่องคอมพิวเตอร์ที่นิยมใช้งานมากที่สุด เป็นต้น ข้อมูลส่วนนี้จะทำให้ผู้ออกแบบเว็บสามารถประมาณการออกแบบจำนวนแอปพลิเคชั่นหรือส่วนอินเตอร์เฟสกับผู้ใช้งานในขั้นต้นได้ หากการสำรวจอุปกรณ์ข้างต้นพบว่า ในอุปกรณ์ประเภทเดียวกันมีจำนวนรูปแบบที่แตกต่างกันไม่มาก เช่น ขนาดจอภาพมาตรฐานที่ใช้ในองค์กร คือ 17 นิ้ว แต่มีเครื่องคอมพิวเตอร์บางส่วนที่ยังคงใช้ขนาด 15 นิ้วอยู่ เช่นนี้องค์รที่มีงบประมาณในการเปลี่ยนอุปกรณ์อย่างเพียงพอ ก็ควรเลือกที่จะเปลี่ยนอุปกรณ์เพื่อง่ายต่อการออกแบบ ควบคุมดูแลระบบ และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน อย่างไรก็ตามต้องพิจารณาความสามารถของบุคลากรภายในองค์กรด้วยว่า สามารถควบคุมการออกแบบหน้าเว็บสำหรับแสดงผลบนจอภาพที่มีขนาดใหญ่ได้หรือไม่ เนื่องจากอาจมีปัญหาเรื่องมุมมองของหน้าเว็บเพจ กล่าวคือ จอภาพขนาดใหญ่ทำให้เกิดพื้นที่ว่างของข้อมูลบนหน้าต่างด้านขวาเกิดขึ้น
รูปที่ 6.8 แสดงตัวอย่างเปรียบเทียบการแสดงของเว็บเพจบนจอภาพขนาด 15 และ 17 นิ้ว
ซึ่งทางแก้ไข คือ ออกแบบให้ข้อมูลบนหน้าเว็บอยู่กึ่งกลาง (เว้นระยะห่างจากขอบเว็บบราวเซอร์ทั้ง 2 ด้าน) ของหน้าต่างเว็บบราวเซอร์ ดังรูปที่ 6.8 ขวามือก็จะทำให้ผู้ชมเว็บไม่รู้สึกว่าเว็บเพจดูโล่งเกินไป นอกจากนี้สามารถสร้างขอบหน้าต่างแจ้งเตือนคุณสมบัติที่เหมาะสมสำหรับแสดงหน้าเว็บขององค์กรให้กับผู้ใช้ ดังรูปที่ 6.9 ได้
- กำหนดค่ามาตรฐานให้กับซอฟต์แวร์
ในที่นี้จะกล่าวถึงการกำหนดค่ามาตรฐานให้กับซอฟต์แวร์เว็บบราวเซอร์ ที่สำคัญต่อการแสดงผลเว็บเพจ ซึ่งโดยทั่วไปเว็บบราวเซอร์จะมีเครื่องมือเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติการแสดงผลเว็บเพจ (Preference) จากค่าปกติ (Default) เป็นรูปแบบที่ผู้ใช้พึงพอใจมากกว่า เช่น การกำหนดหน้า Home Page เมื่อเปิดเว็บบราวเซอร์ขึ้นมา หรือชนิด สี หรือขนาดตัวอักษร
โดยมากผู้ใช้งานจำนวนน้อยคนที่จะเป็นผู้กำหนดหรือเปลี่ยนค่าในหน้าต่างนี้เอง ดังนั้นผู้ออกแบบหรือผู้ดูแลระบบจึงมีหน้าที่จัดสรรค่าส่วนต่าง ๆ ให้กับพนักงานเมื่อเข้าสู่หน้าอินทราเน็ตขององค์กรให้ผู้ดูแลควรกำหนดค่ามาตรฐานให้กับเว็บบราวเซอร์ดังนี้
หน้า Home Page ขององค์กร ในเว็บบราวเซอร์บางชนิด เช่น Netscape Navigator จำกำหนดค่าให้เว็บบราวเซอร์โหลดหน้าเว็บของบริษัท Netscape ขึ้นมา ซึ่งหากไม่มีการกำหนดหน้าเว็บขององค์กรให้เป็นหน้า Home Page แล้ว ทุกครั้งที่มีการเปิดเว็บบราวเซอร์จะต้องเสียเวลาโหลดหน้าเว็บมากพอสมควร
ยกเลิกค่าที่กำหนดเพื่อเหตุผลทางการค้า เว็บบราวเซอร์ส่วนมากจะกำหนดข้อความเชื่อโยงบุ๊คมาร์ค (Bookmark) ปุ่ม (Button) หรือช่องทางการเชื่อมโยงอื่นเพื่อเหตุผลทางการค้า เช่น ข้อความแสดงให้ผู้ใช้อัพเดทเวอร์ชัน โดยเข้าไปดูที่เว็บไซต์ของบริษัท ซึ่งอาจต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
กำหนดค่าหน้าเว็บเพจเพื่อส่งอีเมล์ (E-mail) การรับส่งอีเมล์ในองค์กรเป้นงานประจำของพนักงาน ซึ่งบางองค์กรอาจใช้รูปแบบโปรแกรมเพื่อส่งอีเมล์ เช่น MS-Outlook หรือใช้บริการอีเมล์จากเว็บไซต์ที่ให้บริการโดยตรง เช่น Yahoo หรือ Hotmail ดังนั้นจึงควรกำหนดค่า URL หรือโปรแกรมที่ใช้โดยอัตโนมัติบนหน้าต่างเว็บบราวเซอร์เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน
รูปที่ 6.11 แสดงหน้าต่างเครื่องมือที่ควรกำหนดคุณสมบัติพื้นฐานให้กับผู้ใช้ในองค์กร
กำหนดส่วนค้นหาข้อมูล (Search) คือ ปุ่มค้นหาข้อมูลบนหน้าเว็บ โดยกำหนดชนิดของเครื่องมือที่ใช้ค้นหาข้อมูล เช่น หากเป็นการค้นหาภายนอกจะใช้เครื่องมือ Search Engine ใด (Google, MSN Search หรือ A9 เป็นต้น โดยต้องกำหนดไว้ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันภายในองค์กร)
สรุป
ระบบอินทราเน็ต (Intranet System) เป็นการเชื่อมโยงเครือข่ายที่จำกัดขอบเขตกลุ่มผู้ใช้งานภายในองค์กรเท่านั้น โดยนำมาใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูบและโอนถ่ายข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนการจัดเก็บด้วยกระดาษ ซึ่งสิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่ายมากกว่า โดยการออกแบบหน้าเว็บสำหรับระบบอินทราเน็ต ต้องพิจารณาปัจจัยด้านต่าง ๆ เช่น กลุ่มผู้ใช้ลักษณะการใช้งาน รูปแบบภาษาและข้อมูลบนหน้าเว็บ เป็นต้น
ระบบเอ็กซ์ทราเน็ต (Extranet Syatem) เป็นการเชื่อมโยงเครืองข่ายรหว่งเครือข่ายอินเตอร์เน็ต และอินทราเน็ตเข้าไว้ด้วยกันภายในไซต์เดียว โดยอนุญาตให้บุคคลภายนอกองค์กร ได้แก่ บริษัทคู่ค้า บริษัทสาขา ลูกค้า และบุคคลภายในองค์กร ได้แก่ พนักงานทุกระดับ มีสิทธ์ใช้งานเว็บโดยการเข้ารหัส (ป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน) จากหน้าเว็บภายนอก เพื่อเข้าสู่หน้าเว็บภายในขององค์กรอีกขั้นหนึ่ง สำหรับหลักการออกแบบระบบเอ็กซ์ทราเน็ตที่กล่าวถึงในบทนี้ เป็นการออกแบบหน้าเว็บภายในองค์กร ซึ่งก็คื อ การออกแบบหน้าเว็บของระบบอินทราน็ต โดยมีหลักเกณฑ์ที่สำคัญ เช่น ควรใส่ข้อมูลที่จำเป็นบนหน้าเว็บภายในองค์กร จัดกลุ่มข้อมูลให้เป็นระเบียบ โดยจำแนกแหล่งที่มาของข้อมูล และสร้างหน้าเว็บเพื่อช่วยเหลือผู้ใช้งาน เป็นต้น
ข้อดีของการออกแบบหน้าเว็บบนระบบอินทราเน็ต คือ สามารถควบคุมมาตรฐานการออกแบบหน้าเว็บ เว็บบราวเซอร์และอุปกรณ์แสดงผล ให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันได้ ซึ่งเป็นหน้าที่ของฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศที่จะประกาศเป็นนโยบายมาตรฐานให้กับแผนกต่าง ๆ ทราบและปฏิบัติตาม โดยหน้าเว็บตัวอย่างมาตรฐานนั้น ควรประกอบด้วย รูปภาพและคำอธิบายการออกแบบที่ชัดเจน พร้อมทั้งกำหนดรายละเอียดของทีมงานให้คำปรึกษา เมื่อพนักงานมีข้อสงสัย เป็นต้น นอกจากนี้ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศยังมีหน้าที่จัดการวิธีการเข้าถึงหน้าเว็บของผู้ใช้ เช่น การกำหนดค่ามาตรฐานของฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ที่ใช้อีกด้วย
